A. De persoonsgegevens die ik vastleg in mijn cliënt dossier:

Naam, adres, postcode, emailadres en woonplaats.

Bij minderjarigen ook de naam. adres, postcode, tel.nr en emailadres van beide ouders.

Wanneer het in het belang is van de begeleiding noteer ik de gegevens van de verwijzer, de huisarts en evt. de bedrijfsarts en andere direct betrokken relevante derden, dit echter alleen in overleg met  en na toestemming van de cliënt.

Bijzondere persoonsgegevens zoals over godsdienst of levensovertuiging, gezondheid, zaken m.b.t sexualiteit of strafrechterlijke gegevens leg ik -voor zover relevant voor de begeleiding - vast op basis van de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst  en het Register Beroepsbeoefenaren Complementaire Zorg (RBCZ)

B. Doeleinden vastleggen persoonsgegevens

Behalve de AGV is de beroepscode van mijn beroepsvereniging (NOBCO) van toepassing.

Deze zijn van invloed op de doeleinden waarvoor ik persoonsgegevens vastleg.

Om die reden ga ik als volgt om met persoonsgegevens.

1. Dossierplicht  Op grond van mijn beroepsvereniging (NOBCO) ben ik als zorgverlener verplicht een cliëntendossier bij te houden

2. Bewaartermijn

De hoofdregel voor het bewaren van dossiers staat in de NOBCO en is gesteld op 5 jaar. De termijn kan alleen langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling.

3. Beroepsgeheim

Voor mij als coach geldt op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld medisch beroepsgeheim een geheimhoudingsplicht.

4. Minderjarigen

Volgens de patientenrechten uit NOBCO komen de wilsbekwame minderjarige tussen 12-16 jaar zelf en de ouder(s) het gezag toe. Ouder(s) van minderjarigen tot 16 jaar hebben medebeslissingsrecht over de behandeling. Ouders hebben recht op informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het medebeslissingsrecht voor de behandeling.

Er betstaat een uitzondering op dit inzagerecht, namelijk wanneer de professional van mening is dat de uitoefening van bepaalde patiëntenrechten indruist tegen het belang van de patiënt. Wilsbekwame patiënten van 12 jaar en ouder zijn zelf bevoegd om toestemming te verlenen voor doorbreking van de geheimhouding.

Het belangrijkste doel van het cliëntendossier is het bij houden en in onderling overleg zonodig aanpassen van de behandeling, zodanig dat de overeengekomen doelen worden gerealiseerd en de overeengekomen behandelovereenkomst wordt uitgevoerd.

C. Hoe de cliënt  wordt geïnformeerd.

Ik sluit een mondelinge behandelovereenkomst af tijdens de intake waarbij ik cliënten informeer over dossierplicht en geheimhouding.

Op mijn website staat informatie over mijn werkwijze, de dossierplicht en de verplichtingen als gevolg van de AVG en de beroepscode.

Daarnaast geef ik op mijn website aan wat ik met persoonsgegevens doe en waarvoor ze zijn, persoonsgegevens via mijn website komen alleen bij mij via het contact formulier.

Indien kinderen jonger zijn dan 16 jaar , geven beide ouders schriftelijk toestemming tot de behandeling en daarmee tot het vastleggen van gegevens in een dossier.

D. Werken met het cliëntdossier.

Ik ben ZZP'er en ben de enige die toegang heeft tot de dossiers. Vanuit mijn beroepscode heb ik een beroepsgeheim.

E. Beveiliging van de persoonsgegevens.

Ik werk met een digitaal cliëntendossier. Dit is beveiligd met een wachtwoord.

Doordat ik regelmatig de laatste versie update van mijn (beveiliging) software installeer, zorg ik ervoor dat mijn software optimaal beveiligd is.

F. Welke externe personen/ bedrijven hebben toegang tot de persoonsgegevens

1. Mijn administratie bureau Raad Maasland

2. Mijn website bouwer Oesja

3. Mijn nieuwsbriefmaker Bianca Dijkzeul

G. Omgaan met datalekken.

De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest, alsmede:

• Wat de (vermeende) oorzaak is van het lek
• Wat het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) vervolg is
• Wat de voorgestelde oplossing is
• Contactgegevens voor de opvolging van de melding
• Het aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt
• Het soort of de soorten persoonsgegevens die gelekt zijn

• De datum waarop het lek heeft plaatsgevonden
• De datum en tijdstip waarop het lek bekend is geworden
• Wat de voorgenomen en/of reeds ondernomen maatregelen zijn om het lek te dichten en om de gevolgen van het lek te beperken

Maassluis juli 2018